La sauvegarde des visioconférences est devenue un réflexe essentiel dans la collaboration à distance, surtout avec l’essor du télétravail et des équipes réparties. Que ce soit pour capturer des moments spéciaux lors d’un appel avec vos proches ou pour enregistrer des réunions importantes avec vos collègues, savoir comment enregistrer vos échanges est une compétence précieuse. Skype, dans ses différentes versions, propose des outils adaptés à ces besoins, complétés par des solutions logicielles tierces pour des exigences plus poussées.
Comprendre les fonctionnalités d'enregistrement intégrées à Skype
Sur son blog, Skype a annoncé qu’il était désormais possible d’enregistrer les appels vidéo, expliquant : « aujourd’hui, nous introduisons l’enregistrement d’appels pour vous aider à capturer des moments spéciaux lors d’un appel Skype avec vos proches ou à enregistrer des réunions importantes avec vos collègues ». Cette fonctionnalité est accessible aussi bien via un ordinateur qu’un smartphone. Skype précise que lorsque vous commencez à enregistrer, toutes les personnes participant à l’appel en sont informées par l’apparition d’une bannière à l’écran.
Pour procéder, il suffit de cliquer sur le bouton « + » situé en bas à droite de l’écran et de sélectionner « Commencer à enregistrer ». Une fois l’appel terminé, le fichier est automatiquement posté dans le chat et reste disponible pendant 30 jours. Pour sauvegarder le fichier localement sur votre ordinateur, il faut cliquer sur l’enregistrement situé dans la conversation et choisir « Sauvegarder » ou « Sauvegarder dans les téléchargements ». Pour le partager, vous pouvez simplement glisser le fichier dans une autre conversation ou cliquer dessus pour choisir « Transférer ».
Il est toutefois important de noter des limitations : la fonction d'enregistrement est disponible pour les appels "Skype to Skype" et non lors de l'utilisation de Skype pour appeler un numéro de téléphone classique. De plus, la vidéo enregistrée est disponible pendant 30 jours seulement, ce qui nécessite une sauvegarde locale proactive pour conserver les données sur le long terme.
Utilisation professionnelle : Skype for Business et Microsoft Teams
Skype for Business est une plateforme de communication unifiée efficace et peu coûteuse qui offre de nombreux composants intégraux pour la communication en ligne. Elle permet d'éviter de prendre constamment des notes au hasard et de manquer un point important lors d'un cours en ligne ou d'une réunion. Pour enregistrer une réunion, appuyez sur le bouton "Plus d'options" (les trois points) et sélectionnez "Commencer l'enregistrement". Si cette option est désactivée, vérifiez que votre système audio est correctement connecté.
Lire aussi: Tout savoir sur le planning en planche à voile technique
Skype for Business enregistre automatiquement au format MP4 compatible avec Windows Media Player. Le gestionnaire d'enregistrement permet d'afficher tous les fichiers et de les préparer pour le partage via le bouton "Publier". Vous pouvez alors nommer le fichier, spécifier l'emplacement et choisir les éléments à inclure, comme la vidéo, l'audio, les diapositives PowerPoint et la messagerie instantanée.
Avec l'intégration progressive de Skype for Business au sein de Microsoft Teams, les pratiques ont évolué. Enregistrer une réunion Teams est aujourd’hui une pratique incontournable pour toute organisation qui mise sur l’efficacité et la transparence. Pour ce faire, sélectionnez « Démarrer l’enregistrement » dans le menu. Une bannière s’affiche immédiatement pour informer les participants, garantissant le respect des règles de confidentialité. Les enregistrements sont alors automatiquement sauvegardés sur OneDrive ou SharePoint, selon que la réunion est privée ou associée à un canal. Il est conseillé de nommer clairement chaque enregistrement, par exemple « Projet-Innovation_PointHebdo », pour faciliter leur recherche ultérieure.
Solutions tierces et logiciels de capture d'écran
Lorsque les outils intégrés ne suffisent pas, notamment en raison de limitations sur certaines versions (comme l'absence d'enregistrement sur Mac pour certaines versions d'entreprise) ou d'un besoin de flexibilité accrue, des logiciels tiers deviennent indispensables.
Wondershare Filmora est un outil extraordinaire pour les créateurs de contenu et le grand public. Il permet d'enregistrer une réunion Skype grâce à des fonctions flexibles : enregistrement plein écran, capture audio système et microphone. Pendant l'enregistrement, un bouton rouge s'affiche dans la barre de menu supérieure. Une fois terminé, le fichier peut être glissé sur la ligne de temps pour être coupé, découpé ou agrémenté d'effets.
Une autre option robuste est FonePaw Enregistreur d'écran. Ce logiciel utilise la technologie de sauvegarde en temps réel, garantissant que votre vidéo sera enregistrée même en cas de fermeture accidentelle du programme. Pour l'utiliser :
Lire aussi: Tutoriels pour attacher un voile
- Choisissez « Enregistreur Vidéo » pour capturer toutes les activités.
- Cliquez sur l'icône du haut-parleur et cochez « Son système » et « Microphone » pour vérifier la détection sonore.
- Appuyez sur le bouton « REC » pour commencer.
- Une fois terminé, cliquez sur l'icône carrée rouge, prévisualisez et coupez la vidéo si nécessaire, puis cliquez sur « Exporter ».
Pour les utilisateurs cherchant une solution de partage rapide, ScreenRec est une alternative intéressante. Il permet non seulement d'enregistrer la vidéoconférence, mais génère également un lien de partage privé automatiquement. Il suffit d'appuyer sur "Alt + S", de sélectionner la zone de capture, puis de démarrer l'enregistrement. Une fois arrêté, le lien est copié dans le presse-papiers, permettant une distribution immédiate.
Bonnes pratiques de gestion et aspects juridiques
L'enregistrement d'un appel vidéo peut contenir des informations abondantes et privées. Par conséquent, avant tout enregistrement, il est crucial de demander la permission de tous les intervenants, même si le logiciel envoie une notification automatique. La transparence est la clé pour maintenir un climat de confiance au sein de votre équipe.
Il n'est pas toujours utile de tout sauvegarder. Privilégiez les réunions où des décisions importantes sont prises ou celles qui servent de support de formation. Pour optimiser la gestion, n'hésitez pas à ajouter des mots-clés ou une description dans OneDrive ou SharePoint afin de retrouver facilement vos fichiers. Si vous avez besoin d'une version écrite de vos réunions, des services basés sur l'IA comme Amberscript permettent de transcrire, modifier et enregistrer les informations clés au format texte, créant même des fichiers de sous-titres automatiques si nécessaire.
En matière de durée de conservation, celle-ci dépend souvent des politiques internes de chaque entreprise. Il est recommandé de définir ces règles dès la mise en place de vos outils collaboratifs. Pour les appareils mobiles, si les outils intégrés ou les enregistreurs d'écran comme AZ Recorder (sur Android) ou la fonction native sur iPhone ne suffisent pas, restez vigilants sur les conditions d'utilisation de chaque application tierce que vous installez.
Lire aussi: Techniques Avancées de Surf