Guide complet pour maîtriser la mise en page et l'édition de documents sur Microsoft Word

Microsoft Word est sans doute l’un des logiciels de traitement de texte les plus populaires et les plus utilisés. Que ce soit pour rédiger un rapport, une lettre ou un roman, la maîtrise de la mise en page est essentielle pour présenter vos documents de manière professionnelle et lisible. Le logiciel de traitement de texte a été lancé en 1983 sous le nom de Multi-Tool Word avant d’intégrer le Pack Office en 1993. Depuis, il a bien évolué jusqu’à la quinzième version, intitulée Microsoft Word 2013. Dans un contexte professionnel ou personnel, les .doc et .docx sont presque devenus la norme. Si l’outil est excellent, c’est parce qu’il est facile à prendre en main, mais il regorge d’astuces à connaître pour maîtriser l’outil de traitement de texte.

Prise en main des outils de mise en page et configuration initiale

Pour proposer une belle mise en page Word ou pour faciliter la gestion des images sur Word, vous pouvez changer l’orientation de votre document. L’orientation par défaut d’un document Word est le format portrait. La feuille est présentée dans le sens de la hauteur. Il est possible de tourner cette feuille dans le sens de la longueur, c’est le format paysage. Pour modifier l’orientation d’une page Word, rendez-vous dans l’onglet Mise en page. Il vous permet d'accéder à de nombreux paramètres de réglages simples mais importants.

Dans le ruban supérieur de l’interface Word, recherchez l’onglet intitulé « Mise en Page » ou « Disposition » selon la version de votre Word. En cliquant sur cet onglet, vous verrez alors une variété d’options liées à la mise en page de votre document. Parmi les options de mise en page, vous trouverez les marges, l'orientation, la taille, les colonnes et les sauts de page. Par défaut, les marges d’un document Word font 2,5 centimètres. Vous pouvez rendre ces marges plus étroites ou plus larges via l’onglet Mise en page du ruban. Si vous éditez un ouvrage, vous pouvez également choisir l’emplacement de la reliure. Pour ajuster les marges dans Word, cliquez sur « Marges ». Une liste de préréglages s’affiche. Vous pouvez choisir l’un d’eux ou cliquer sur « Marges personnalisées » pour ajuster vous-même les marges. Dans la fenêtre « Mise en page », sous l’onglet « Marges », entrez vos valeurs préférées pour les marges supérieure, inférieure, gauche et droite.

La taille de la page fait référence aux dimensions physiques de la page. Pour changer la taille de la page dans Word, cliquez sur l’onglet « Mise en page » ou « Disposition » dans le ruban supérieur, puis cliquez sur « Taille ». Une liste de tailles prédéfinies s’affiche, comme A4, A3, ou Lettre. Vous pouvez choisir l’un d’eux ou cliquer sur « Plus de tailles de papier » pour définir une taille personnalisée. Dans la fenêtre « Mise en page », sous l’onglet « Papier », entrez vos valeurs préférées pour la largeur et la hauteur de la page.

Organisation structurelle : Numérotation et Sommaire

La numérotation des pages d’un document Word est importante pour une lecture fluide de vos écrits, à plus forte raison s’ils sont destinés à être partagés. La numérotation des pages d’un document Word permet de se repérer dans le document, de créer une table des matières et de partager facilement une référence avec vos lecteurs. Elle est donc essentielle pour la mise en page sur Word d'un mémoire ou d'un rapport de stage. L’insertion des numéros de page est très utilisée. Pour numéroter simplement les pages de votre document Word, deux solutions s’offrent à vous. Dans le premier cas, rendez-vous dans l’onglet Insertion puis cliquez sur l’icône Numéro de page. Dans le deuxième cas, double-cliquez sur l’en-tête ou le pied-de-page d’une page de votre document puis utilisez l’onglet Création pour insérer vos numéros de page Word. Dans les deux cas, vous aurez le choix de la mise en forme. Vos numéros peuvent en effet se situer à gauche, au centre ou à droite. Ils peuvent également se présenter entre crochets ou en gras. Vous pouvez ajouter un numéro de page en bas, en haut, ou sur les marges de la page. Souvent, il est bon de numéroter les pages, sauf la page de garde. C’est tout à fait possible sur Microsoft Word. Insérez d’abord vos numéros de pages. Ensuite, double-cliquez sur la numérotation de la première page. Des options vont alors apparaître dans le ruban : Outils En-têtes et pieds de page.

Maintenant que vos pages sont numérotées, faire un sommaire sur Word vous paraît plus évident. Cet élément est incontournable dans les livres, les dossiers et tout autre document dont la vocation est d’être lu par d’autres personnes. Créer une table des matières sur Word, c’est apporter une valeur supplémentaire à vos longs documents puisqu’elle indique de façon synthétique les différents sujets traités. Pour faire un sommaire avec Word, il faut définir vos titres et vos sous-titres grâce à la mise en forme conventionnelle de Word (titre 1, titre 2, etc.). Positionnez votre souris à l’endroit où doit se situer la table des matières, rendez-vous dans l’onglet Références, sélectionnez l’onglet Table des matières et choisissez la mise en forme qui vous plaît. Une fois votre document organisé grâce aux styles, vous pouvez ajouter un sommaire. Utilisez le bouton Table des matières de l’onglet Références. Des modèles sont disponibles, mais n’hésitez pas à cliquer sur Insérer une table des matières. Vous pouvez aussi créer un sommaire personnalisé avec Word. Pour cela, sélectionnez Table des matières personnalisée dans le menu Références. La boîte de dialogue Table des matières s’affiche, à partir de laquelle vous allez modifier les différents paramètres. Pour vous aider, un écran de prévisualisation Aperçu Web s’affiche.

Gestion avancée du texte et des styles

Pour mettre en forme un texte sur Word, vous devez utiliser l’onglet Accueil sur le ruban. Le ruban est le nom donné à la barre horizontale, placée en haut de votre logiciel. Elle regroupe l’ensemble des possibilités offertes par Microsoft Word, et prend la forme d’un bandeau. L’alignement du texte détermine l’apparence et l’orientation de celui-ci dans votre document. Word propose plusieurs options d’alignement : gauche, droite, centré et justifié. Aligner à gauche aligne le texte le long du bord gauche de la zone de texte ou de la page. C’est l’alignement par défaut pour le texte. Centrer aligne le texte de manière égale à partir des bords gauche et droit. Aligner à droite aligne le texte le long du bord droit. Justifier aligne le texte le long des bords gauche et droit en ajustant l’espacement entre les mots.

Les styles, sur Microsoft Word, sont très importants. Ils sont accessibles via l’onglet Accueil, et permettent d’organiser un document. Vous pouvez ainsi appliquer le style « Titre » au titre de votre document, le style « Titre 1 » aux titres de premier niveau et ainsi de suite. Cette fonctionnalité organise votre document, uniformise sa mise en forme et permet au logiciel de hiérarchiser vos contenus pour le sommaire. Pour comprendre ce qu’est une feuille de style dans Word, il faut savoir qu'en typographie, une feuille de style désigne l’ensemble d’attributs de caractères et de formats de paragraphes (styles) pouvant être appliqués en une seule opération à un ou plusieurs paragraphes. De façon extensive, c’est l’ensemble des contraintes typographiques qui définissent l’unité d’un modèle. Pour appliquer un style, sélectionnez le paragraphe auquel vous souhaitez appliquer un style particulier. Il s'agit de ne pas sélectionner tous les titres individuellement pour changer la police, la taille, la graisse, etc. Vous pouvez modifier toutes les caractéristiques de mise en forme d’un style à partir de la boîte de modifications des styles. Sélectionnez le paragraphe auquel est déjà attribué le style en question. Pour gagner du temps, vous pouvez créer un style « Intervenant », par exemple, pour le nom de l’intervenant, en lui appliquant un paragraphe solidaire.

Le retrait contrôle l’espace entre le texte et les marges de votre document. Dans le groupe « Paragraphe » de l'onglet Mise en page, vous verrez des options pour le retrait à gauche et à droite. Entrez les valeurs que vous voulez pour chacun. Vous pouvez également définir un retrait spécial, comme un retrait de première ligne ou un retrait suspendu. L’espacement contrôle l’espace entre les lignes de texte et entre les paragraphes. Au lieu d’ajouter des lignes blanches avec la touche Entrée, il est préférable d’ajouter un espacement avant et/ou après. Pour l’espacement entre les lignes, vous pouvez choisir des options telles que « Simple », « 1,5 lignes », « Double », « Au moins », « Exactement » ou « Multiple ».

Éléments graphiques et enrichissement visuel

Pour ajouter des images à votre document Word, placez votre curseur à l’endroit où vous souhaitez insérer l’image, cliquez sur l’onglet « Insertion » dans le ruban supérieur, et dans le groupe « Illustrations », cliquez sur « Images » pour ajouter une image depuis votre ordinateur. Une fois que vous avez ajouté une image, vous pouvez modifier la manière dont le texte s’enroule autour de l’image. Sélectionnez votre image, un onglet Format va apparaître. Cliquez sur « Habillage du texte » dans le groupe « Organiser ». Plusieurs options s'offrent à vous : « Aligné sur le texte » (l’image se déplace avec le texte), « Devant le texte » (l’image masque le texte derrière), « Derrière le texte » (l’image est en fond), ou « Carré » (le texte s’enroule autour de l’image).

Microsoft Word permet d’intégrer de nombreux schémas grâce à la fonctionnalité SmartArt, disponible sur le ruban, onglet Insertion. Bien que Word n’ait pas vocation à remplacer Excel, vous pouvez tout de même créer des graphiques basés sur des données chiffrées. Il suffit de cliquer sur le bouton Graphique. De nombreux types de graphiques sont disponibles : histogramme, courbes, secteurs, barres, aires, nuage de points, boursier, surface, anneau, bulles et radar. Pour insérer un tableau, cliquez sur le bouton Tableau et choisissez le nombre de lignes et de colonnes. Une fois inséré, sélectionnez votre tableau pour faire apparaître la partie « Outils de tableau » sur le ruban. Utilisez ensuite les onglets Création et Disposition pour mettre en forme votre tableau.

Si vous souhaitez personnaliser les pages importantes, vous pouvez ajouter une page de couverture prédéfinie ou une page de garde. Sur Microsoft Word, vous pouvez ajouter une page de garde pour illustrer votre document en cliquant sur le ruban Insertion. Elle se place logiquement avant les autres pages de votre fichier. Word propose une liste de pages de garde à l'aspect professionnel. Vous pouvez également changer la couleur de pages Word. Le blanc vous ennuie ? Pour ajouter une couleur de fond à un document Word, il suffit d’utiliser le bouton dédié, disponible via l’onglet Mise en page ou Conception selon votre version. De nombreuses couleurs sont disponibles par défaut, vous pouvez même choisir la couleur exacte de votre choix. Des motifs et des textures sont également disponibles. En règle générale, on n'affecte pas de couleur aux pages d'un document qui doit être imprimé, mais cela peut être utile pour des documents convertis en PDF. Pour encadrer une page dans Word, vous allez vous servir de la fonction Bordures de page qui se trouve dans le ruban Mise en page ou sous l'onglet Conception. Vous pourrez ainsi produire un effet soigné en affichant une bordure le long de tout ou partie des bords de la page.

Outils de précision et productivité

Lorsque vous rédigez un document de travail, il est fréquent qu’un nombre de caractères soit précisé. Différencions le nombre de mots du nombre de caractères. Le nombre de mots est simple à comprendre, tandis que le nombre de caractères pose question. Lorsqu’on parle du nombre de caractères sur Word, il s’agit de tous les signes utilisés pour rédiger. L'espace est un caractère. Il existe donc une différence notable entre 300 mots et 300 caractères. Sur Word, le nombre de mots est notifié dans la barre d’état de votre document, en bas à gauche de votre feuille. Pour découvrir le nombre de caractères, cliquez dans la barre d’état. Une boîte de dialogue s’ouvre et vous renseigne sur les nombres de pages, de mots, de caractères et de lignes. Pour découvrir le nombre de caractères d’une seule partie de texte, sélectionnez ce paragraphe et renouvelez la manœuvre.

Comme de nombreux logiciels, Microsoft Word propose des raccourcis clavier pour améliorer sa productivité :

CTRL+F : chercher du texte dans le document.
CTRL+G : mettre un texte en gras.
CTRL+SHIFT+V : coller uniquement le texte.
CTRL+F4 : fermer la fenêtre.
TAB : pour passer à la cellule suivante dans un tableau.
CTRL+SHIFT+Flèche latérale : permet de sélectionner du texte rapidement.
CTRL+BACKSPACE : permet de supprimer un mot entier.
Touche ALT : fait apparaître des lettres permettant d’accéder aux diverses sections du logiciel.

Pour insérer un symbole ou un caractère spécial comme un É majuscule, un œ collé ou un Ç cédille majuscule, un bouton dédié est présent à droite de l’onglet Insertion du ruban. En français, les accents ont pleine valeur orthographique. Vous pouvez également insérer la date du jour et/ou l’heure. Cette fonctionnalité est utile si vous imprimez le document, puisqu’elle peut être actualisée en temps réel. Dans le ruban, onglet Insertion, sélectionnez Date et heure. Si vous avez besoin d'insérer une équation, un clic sur le bouton Équation fait apparaître l’onglet Conception et une zone de saisie s’incrémente automatiquement.

Utilisation des modèles pour la communication professionnelle

Tout le monde peut utiliser un modèle de document Word pour de nombreux styles de contenu différents. Il existe des modèles métiers pour l'ordre du jour et les comptes-rendus de réunions, permettant de planifier vos réunions avec clarté. Vous pouvez accéder à une variété de modèles essentiels pour les rapports, les propositions, les cartes de visite et les plans d'affaires. Pour l'emploi et la carrière, des modèles de CV permettent de mettre en valeur votre expérience avec des mises en page épurées que les recruteurs adorent, ainsi que des lettres de motivation convaincantes et des modèles compatibles avec les ATS.

Dans le domaine du marketing, des modèles de brochures, flyers, newsletters et cartes postales sont disponibles pour annoncer des ventes ou des événements. Pour les événements personnels, Word offre des modèles d'invitations, de mariage, de cartes d'anniversaire ou de menus. Pour l'apprentissage et l'enseignement, des modèles d'écriture, de papiers et de rapports permettent de communiquer les mises à jour clés dans un format clair.

Pour utiliser un modèle dans Word pour le web, ouvrez Word en ligne, puis sélectionnez Nouveau pour parcourir les modèles de documents disponibles. Le modèle s’ouvre automatiquement en tant que nouveau document, prêt à être modifié. Remplacez le texte de l’espace réservé par votre propre contenu et utilisez Copilot dans Word pour aider à rédiger ou affiner le texte. Créer facilement un modèle de document Word à partir de zéro est aussi possible. Dans l’application de bureau, sélectionnez Fichier > Enregistrer sous, puis choisissez Word Modèle (.dotx) dans la liste des types de fichiers. Un modèle .dotx s’ouvre en tant que nouveau document à chaque fois. Word pour le web ne prend pas en charge l’enregistrement des modèles .dotx ; à la place, enregistrez le modèle de document en tant que fichier .docx standard dans OneDrive et créez une copie chaque fois que vous en avez besoin.